État des lieux : guide complet pour réaliser un état des lieux conforme
L'état des lieux est un document incontournable de toute location. Obligatoire à l'entrée comme à la sortie, il protège autant le bailleur que le locataire. Pourtant, il reste souvent bâclé, incomplet ou mal structuré. Ce guide détaille tout ce que vous devez savoir pour réaliser un état des lieux location conforme et opposable.
Qu'est-ce qu'un état des lieux et pourquoi est-il obligatoire ?
L'état des lieux est un document écrit qui décrit l'état d'un logement à un moment précis : au début de la location (entrée) et à la fin de celle-ci (sortie). Il est établi de manière contradictoire, c'est-à-dire en présence du bailleur (ou de son représentant) et du locataire.
Depuis la loi ALUR de 2014, l'état des lieux est obligatoire pour toute location à usage d'habitation principale, qu'elle soit vide ou meublée. Il doit être annexé au contrat de bail.
Point clé : En l'absence d'état des lieux d'entrée, le logement est présumé avoir été remis en bon état au locataire. Le bailleur ne pourra alors plus justifier de retenues sur le dépôt de garantie à la sortie.
Les fonctions principales de l'état des lieux sont les suivantes :
- • Constater l'état du logement de façon objective à un instant T
- • Servir de référence pour comparer l'entrée et la sortie
- • Justifier les retenues éventuelles sur le dépôt de garantie
- • Protéger les deux parties en cas de litige
État des lieux d'entrée vs sortie : quelles différences ?
Bien que les deux documents se ressemblent dans leur structure, ils n'ont pas la même portée juridique ni le même objectif.
État des lieux d'entrée
- • Réalisé au moment de la remise des clés
- • Décrit l'état du logement avant l'occupation
- • Le locataire dispose d'un délai de 10 jours pour demander des modifications
- • Pendant le premier mois de chauffe, il peut signaler des défauts liés au chauffage
État des lieux de sortie
- • Réalisé au moment de la restitution des clés
- • Comparé à l'état des lieux d'entrée pour identifier les éventuelles dégradations
- • Sert de base pour justifier les retenues sur le dépôt de garantie
- • Doit être réalisé le même jour que la remise des clés
Attention : L'état des lieux de sortie doit suivre la même structure que celui d'entrée pour permettre une comparaison pièce par pièce, élément par élément.
Les mentions obligatoires de l'état des lieux
Le décret du 30 mars 2016 fixe le contenu minimal de tout état des lieux. Voici les éléments qui doivent impérativement y figurer :
- • Le type d'état des lieux : entrée ou sortie
- • La date de réalisation
- • L'adresse complète du logement
- • L'identité des parties : nom et domicile du bailleur, nom du locataire
- • Le cas échéant, l'identité des mandataires représentant l'une ou l'autre partie
- • Les relevés de compteurs : eau, électricité, gaz (individuels)
- • Le détail des clés remises : nombre, type (porte d'entrée, boîte aux lettres, cave, etc.)
- • La description précise de chaque pièce et de chaque élément du logement
- • La signature des deux parties
À savoir : Pour l'état des lieux de sortie, il faut également mentionner la nouvelle adresse du locataire (nécessaire pour l'envoi du solde de tout compte et la restitution du dépôt de garantie).
Un état des lieux incomplet n'est pas nul, mais il perd fortement en valeur probante en cas de contestation. Plus il est détaillé, plus il vous protège.
Comment décrire l'état de chaque élément
La qualité de l'état des lieux repose en grande partie sur la précision des descriptions. Il ne suffit pas d'écrire « bon état » ou « correct ». Il faut décrire ce que l'on voit de manière factuelle.
Pour chaque pièce, détaillez au minimum :
- • Les murs : couleur, revêtement, traces, trous, fissures
- • Les sols : type de revêtement, rayures, taches, éclats
- • Les plafonds : fissures, traces d'humidité, décollement
- • Les ouvrants : fenêtres, volets, portes (fonctionnement, état du vitrage, poignées)
- • Les équipements : prises, interrupteurs, radiateurs, luminaires
- • Les éléments sanitaires : robinets, lavabo, baignoire/douche, WC
- • Les placards et rangements : étagères, tringles, portes coulissantes
Vocabulaire recommandé :
- • Neuf : élément récent, aucune trace d'usure
- • Bon état : usure très légère, fonctionnel
- • Usage normal : usure conforme à la durée d'utilisation
- • Usé : usure visible, fonctionnel mais altéré
- • Dégradé : détérioration au-delà de l'usure normale
- • Hors service : ne fonctionne plus
Exemple concret :
« Mur peint blanc, légère trace grise à 50 cm de l'interrupteur, 2 petits trous de cheville au-dessus de la fenêtre » → exploitable
« Mur en bon état » → inexploitable en cas de litige
Pour approfondir les erreurs les plus fréquentes dans la rédaction, consultez notre article sur les erreurs à éviter côté bailleur lors de l'état des lieux.
L'importance des photos et annexes
Si l'état des lieux écrit est indispensable, les photos constituent un complément de preuve extrêmement précieux. Elles permettent de figer visuellement l'état du logement à un instant donné.
Pour que les photos aient une valeur probante :
- • Photographiez chaque pièce sous plusieurs angles (vue d'ensemble + détails)
- • Datez les photos : activez l'horodatage ou joignez-les le jour même
- • Mettez en évidence les défauts : gros plans sur les traces, fissures, taches
- • Photographiez les compteurs : eau, gaz, électricité
- • Conservez les photos avec l'état des lieux : elles doivent être facilement retrouvables
Bonne pratique : Prévoyez entre 30 et 50 photos pour un appartement standard (T2/T3). Photographiez également les équipements : électroménager, placards, volets, interphones.
Les annexes peuvent également inclure les devis ou factures des équipements neufs, les notices techniques, ou encore les certificats d'entretien (chaudière, par exemple).
Que faire en cas de désaccord sur l'état des lieux ?
Il arrive que le bailleur et le locataire ne soient pas d'accord sur l'état de certains éléments. Dans ce cas, plusieurs options existent :
1. Mentionner le désaccord
Chaque partie peut inscrire ses réserves directement sur le document. Le locataire peut écrire « contestation » à côté d'un élément, tout comme le bailleur. L'état des lieux reste valable même avec des mentions de désaccord.
2. Faire appel à un huissier de justice
Si le désaccord est important et qu'aucune entente n'est possible, l'une ou l'autre partie peut demander l'intervention d'un commissaire de justice (anciennement huissier). Les frais sont alors partagés entre le bailleur et le locataire.
3. Utiliser le délai de 10 jours
À l'entrée, le locataire dispose de 10 jours pour demander des compléments ou modifications à l'état des lieux. Le bailleur doit répondre à ces demandes. En cas de refus, le locataire peut saisir la commission de conciliation.
Important : Un locataire qui refuse de signer l'état des lieux ne rend pas le document nul. Le bailleur peut faire constater la situation par un commissaire de justice.
Le lien entre état des lieux et dépôt de garantie
L'état des lieux est directement lié à la gestion du dépôt de garantie. C'est en comparant l'état des lieux d'entrée et celui de sortie que le bailleur peut justifier d'éventuelles retenues.
Voici comment fonctionne la comparaison :
- • État identique entrée/sortie : aucune retenue possible → restitution sous 1 mois
- • Dégradations constatées : retenue justifiable → restitution (partielle ou nulle) sous 2 mois
- • Pas d'état des lieux d'entrée : le logement est présumé en bon état → aucune retenue possible
Risque : Toute retenue sur le dépôt de garantie doit être appuyée par un comparatif précis entre les deux états des lieux, accompagné de devis ou factures. Sans cela, le locataire peut contester et obtenir restitution intégrale, voire des pénalités de retard.
Il est également important de distinguer les dégradations de la vétusté :
- • Vétusté : usure normale liée au temps (peinture qui jaunit après 8 ans) → à la charge du bailleur
- • Dégradation : détérioration anormale (trou dans la porte, moquette brûlée) → à la charge du locataire
Un état des lieux précis à l'entrée rend cette distinction plus simple et défendable.
Les erreurs fréquentes à éviter
De nombreux bailleurs commettent des erreurs qui fragilisent la valeur juridique de leur état des lieux. Voici les plus répandues :
- • Utiliser des termes vagues : « bon état », « correct », « RAS » ne constituent pas des descriptions exploitables
- • Ne pas décrire chaque pièce : oublier la cave, le balcon, le parking ou les parties annexes
- • Oublier les équipements : électroménager, placards, volets, radiateurs, prises
- • Réaliser l'état des lieux de nuit ou dans de mauvaises conditions d'éclairage
- • Ne pas prendre de photos ou ne pas les conserver avec le document
- • Différer la signature : signer plusieurs jours après la visite affaiblit la valeur du document
- • Ne pas remettre un exemplaire au locataire
- • Ne pas noter les relevés de compteurs
Conseil : Réalisez toujours l'état des lieux en journée, avec un éclairage naturel suffisant. Prévoyez au moins 45 minutes à 1 heure pour un logement standard.
Pour un inventaire détaillé de ces erreurs et les solutions correspondantes, consultez notre guide des erreurs à éviter lors de l'état des lieux.
Réalisez votre état des lieux en ligne
Pmylo met à votre disposition un modèle d'état des lieux gratuit et conforme que vous pouvez compléter directement en ligne. Les mentions obligatoires sont préremplies, la structure pièce par pièce est guidée, et le document est généré en PDF prêt à signer.
En utilisant un outil structuré, vous évitez les oublis et produisez un document qui vous protège réellement en cas de litige.
Découvrir Pmylo gratuitementChecklist : les étapes d'un état des lieux réussi
Pour ne rien oublier, suivez cette checklist lors de chaque état des lieux :
Avant la visite
- • Préparer le document (modèle conforme avec toutes les pièces listées)
- • Vérifier que l'électricité et l'eau sont actives
- • Prévoir un appareil photo ou un smartphone chargé
- • Imprimer l'état des lieux d'entrée (pour la sortie)
Pendant la visite
- • Parcourir le logement pièce par pièce avec le locataire
- • Décrire chaque élément de façon factuelle et précise
- • Relever les compteurs (eau, gaz, électricité)
- • Tester les équipements : robinets, volets, prises, chauffage
- • Photographier chaque pièce et chaque défaut
- • Noter le nombre et le type de clés remises
Après la visite
- • Faire signer le document par les deux parties
- • Remettre un exemplaire au locataire
- • Archiver le document avec les photos
- • Joindre l'état des lieux au bail
Conclusion : un état des lieux bien fait, c'est une location mieux gérée
L'état des lieux n'est pas une simple formalité administrative. C'est un document juridique central qui conditionne la restitution du dépôt de garantie, la résolution des litiges et la qualité de la relation bailleur-locataire.
Prendre le temps de le réaliser correctement à l'entrée, c'est s'éviter des difficultés considérables à la sortie. Et pour le bailleur qui gère seul ses locations, la rigueur dans ce document est encore plus déterminante.
Un état des lieux précis ne prend pas beaucoup plus de temps qu'un état des lieux bâclé. Mais en cas de problème, la différence est considérable.
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