Dossier locatif du locataire : que peut demander un bailleur légalement ?
Lors de la mise en location d'un logement, le dossier locatif est un moment clé. Pour le bailleur, il permet d'évaluer la solvabilité et le sérieux du candidat. Pour le locataire, c'est souvent une source de stress, voire de litiges lorsque des documents abusifs sont demandés.
Pourquoi le dossier locatif est strictement encadré
En France, le dossier locatif est encadré pour éviter :
- • Les discriminations
- • Les abus de pouvoir
- • La collecte excessive de données personnelles
Un bailleur ne peut pas demander "tout ce qu'il veut", même de bonne foi.
Les documents que le bailleur peut demander
La loi distingue plusieurs catégories de documents autorisés.
Pièce d'identité
Le bailleur peut demander :
- • Carte d'identité
- • Passeport
- • Titre de séjour valide
Une seule pièce suffit. Interdiction de conserver des documents non nécessaires.
Justificatif de domicile (dans certains cas)
Par exemple :
- • Quittance de loyer précédente
- • Attestation d'hébergement
Ce document n'est pas systématique mais peut être pertinent selon la situation.
Justificatifs de situation professionnelle
Selon le profil du locataire :
- • Contrat de travail
- • Attestation employeur
- • Carte étudiante
- • Extrait Kbis (travailleur indépendant)
Le bailleur doit adapter sa demande à la situation réelle du candidat.
Justificatifs de ressources
Documents autorisés :
- • Derniers bulletins de salaire
- • Dernier avis d'imposition
- • Justificatif de pension ou allocation
La demande doit rester proportionnée à ce qui est nécessaire pour évaluer la solvabilité.
Les documents strictement interdits
La loi interdit formellement de demander :
- • Relevés bancaires
- • RIB
- • Autorisation de prélèvement
- • Dossier médical
- • Extrait de casier judiciaire
- • Photo en dehors de la pièce d'identité
- • Attestation de non-grossesse
Même avec l'accord du locataire, ces demandes sont illégales et exposent le bailleur à des sanctions.
Pour savoir comment refuser un locataire légalement, consultez notre guide dédié.
Attention au garant
Pour le garant, les mêmes règles s'appliquent :
- • Documents similaires autorisés
- • Mêmes interdictions
- • Mêmes obligations de proportionnalité
Un garant ne doit pas être "plus exposé" qu'un locataire.
Combien de temps conserver un dossier locatif ?
Une fois le locataire sélectionné :
- • Les dossiers des candidats refusés doivent être supprimés
- • Les documents du locataire retenu doivent être conservés de manière sécurisée
Le bailleur est responsable de la protection de ces données. Consultez notre checklist des documents obligatoires pour organiser vos dossiers.
Les erreurs fréquentes des bailleurs
Sur le terrain, on observe souvent :
- • Des demandes excessives "par habitude"
- • Des dossiers conservés indéfiniment
- • Une méconnaissance des interdictions légales
- • Une absence de tri entre candidats retenus et refusés
Ces erreurs peuvent engager la responsabilité du bailleur. Si vous débutez, notre guide bailleur débutant vous aidera à éviter les pièges classiques.
Structurer la gestion des dossiers locatifs
Gérer plusieurs candidatures devient vite complexe :
- • Documents éparpillés
- • Versions multiples
- • Risque de conservation abusive
Centraliser et organiser les documents permet :
- • De rester conforme
- • De gagner du temps
- • De sécuriser la sélection
Besoin de structurer vos dossiers de candidature ? Des outils comme Pmylo faciliteront à terme la gestion structurée des dossiers et documents locatifs, sans surcharge administrative.
Conclusion : un dossier clair protège tout le monde
Un dossier locatif conforme :
- • Protège le bailleur juridiquement
- • Rassure le locataire
- • Évite les litiges dès l'entrée
En location, ce qui est légalement clair dès le départ évite des problèmes durables.
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