Quand envoyer la quittance de loyer : bonnes pratiques côté bailleur

Qu'est-ce qu'une quittance de loyer, exactement ?

La quittance de loyer est un document qui atteste que :

• • Le loyer a été entièrement payé
• • Ainsi que les charges dues pour la période concernée

Elle sert de preuve de paiement pour le locataire, notamment pour :

• • Des démarches administratives
• • Des justificatifs de domicile
• • Des demandes d'aides

Pour tout savoir sur les obligations légales, consultez notre article Quittance de loyer : est-elle obligatoire et comment la fournir ?

La quittance est-elle obligatoire ?

Oui… mais sous condition.

La loi impose au bailleur de fournir une quittance :

• • Si le locataire en fait la demande
• • Et uniquement si le loyer est payé en totalité

En revanche :

• • Le bailleur n'est pas obligé de l'envoyer spontanément
• • Il ne peut pas la facturer

Quand envoyer la quittance de loyer ?

En pratique, la bonne réponse est simple :

Cela signifie :

• • Après encaissement effectif
• • Pas avant
• • Pas en anticipation

Envoi automatique ou sur demande ?

Les deux pratiques existent.

Envoi uniquement sur demande

C'est la pratique minimale légale :

• • Conforme au droit
• • Mais souvent source d'allers-retours
• • Et de demandes répétées

Envoi automatique chaque mois

C'est la pratique la plus confortable :

• • Le locataire n'a rien à demander
• • Le bailleur anticipe
• • La relation est plus fluide

Quittance et paiement partiel

Point important :

En cas de paiement partiel :

• • Le bailleur peut fournir un reçu
• • Mais pas une quittance complète

Confondre les deux est une erreur fréquente, qui peut poser problème en cas d'impayé. Pour savoir comment réagir, consultez notre article sur le retard de loyer et les actions à mener.

À quelle date faire apparaître la quittance ?

La quittance doit mentionner :

• • La période concernée (ex : janvier 2026)
• • Le montant du loyer
• • Le montant des charges
• • La date d'émission

La date d'émission correspond généralement :

• • Au jour de l'envoi
• • Ou au jour suivant la réception du paiement

Il n'existe pas d'obligation sur un jour précis du mois, tant que la cohérence est respectée. Pour le premier loyer proratisé, les mêmes règles s'appliquent : consultez notre guide sur le calcul du premier loyer au prorata.

Les erreurs fréquentes des bailleurs

Sur le terrain, on observe souvent :

• • Des quittances envoyées trop tôt
• • Des quittances malgré un paiement incomplet
• • Des documents non conservés
• • Des envois irréguliers selon les mois

Ces erreurs fragilisent la gestion et peuvent créer des tensions inutiles.

Pourquoi la régularité est un vrai avantage

Un bailleur qui envoie les quittances de manière régulière :

• • Inspire confiance
• • Réduit les demandes du locataire
• • Garde un historique clair
• • Se protège en cas de litige

La quittance devient alors un outil de suivi, pas une contrainte administrative.

Des outils comme Pmylo permettent justement de générer et conserver les quittances de loyer de façon structurée, avec un historique par logement et par locataire, ce qui simplifie énormément le suivi mensuel.

Conclusion : la quittance, un réflexe simple à adopter

Même si elle n'est obligatoire que sur demande, envoyer la quittance de loyer dès le paiement reçu est une bonne pratique de gestion. Elle sécurise la relation locative et évite bien des échanges inutiles.

En gestion locative, la régularité vaut toujours mieux que l'improvisation.