Changement de locataire : tout ce que le bailleur doit faire (sans rien oublier)

Étape 1 : Réception du préavis

Tout commence par la réception du congé du locataire. Vérifiez :

• • La forme du congé : lettre recommandée avec AR, acte d'huissier ou remise en main propre
• • Le délai de préavis : 3 mois en location vide (1 mois dans certains cas), 1 mois en meublé
• • La date de départ effective

Étape 2 : Planifier l'état des lieux de sortie

L'état des lieux de sortie est un moment clé. Il doit être :

• • Réalisé le jour de la remise des clés ou juste avant
• • Contradictoire : en présence du locataire (ou de son représentant)
• • Comparé à l'état des lieux d'entrée

Préparez-vous en relisant l'état des lieux d'entrée et en listant les points à vérifier.

Pour plus de détails sur les documents à avoir, consultez notre checklist des documents obligatoires.

Étape 3 : Récupérer les clés et clôturer les compteurs

Le jour de la sortie :

• • Récupérez toutes les clés (y compris badges, télécommandes, clés de boîte aux lettres)
• • Relevez les compteurs (eau, électricité, gaz) pour transmission aux fournisseurs
• • Signez l'état des lieux de sortie avec le locataire

La remise des clés marque le début du délai de restitution du dépôt de garantie.

Étape 4 : Restituer le dépôt de garantie

Les délais légaux sont stricts :

En cas de retenue, fournissez un décompte détaillé avec les justificatifs (factures, devis, photos).

Pour tout savoir sur les règles applicables, consultez notre article sur le dépôt de garantie.

Étape 5 : Remettre le logement en état (si nécessaire)

Selon l'état du logement à la sortie, vous devrez peut-être :

• • Effectuer un nettoyage complet
• • Réaliser des petites réparations (trous, joints, poignées)
• • Rafraîchir les peintures si nécessaire
• • Vérifier les équipements (chaudière, électroménager en meublé)

Un logement propre et en bon état se reloue plus vite et à meilleur prix.

Étape 6 : Mettre à jour les diagnostics

Vérifiez la validité de vos diagnostics obligatoires :

• • DPE : 10 ans (attention aux anciens DPE avant 2021)
• • Diagnostic électricité/gaz : 6 ans
• • État des risques (ERP) : 6 mois
• • Diagnostic plomb : illimité si négatif, 1 an si positif

Étape 7 : Trouver un nouveau locataire

Pour la recherche :

• • Rédigez une annonce claire et complète
• • Prenez des photos de qualité
• • Organisez les visites efficacement
• • Préparez les documents à demander aux candidats

Vous pouvez commencer les visites pendant le préavis (avec l'accord du locataire sortant, aux horaires prévus par la loi).

Étape 8 : Préparer le nouveau bail

Une fois le locataire sélectionné :

• • Rédigez le bail conforme à la loi de 1989
• • Annexez le dossier de diagnostics techniques
• • Préparez l'état des lieux d'entrée
• • Vérifiez l'attestation d'assurance du nouveau locataire

Étape 9 : Réaliser l'état des lieux d'entrée

L'état des lieux d'entrée doit être :

• • Détaillé : pièce par pièce, équipement par équipement
• • Illustré : photos datées recommandées
• • Signé par les deux parties

Ce document servira de référence à la sortie du locataire.

Étape 10 : Mettre à jour votre gestion

Dernière étape souvent oubliée :

• • Archivez les documents de l'ancien locataire
• • Créez le dossier du nouveau locataire
• • Mettez à jour vos informations de suivi (loyer, charges, dates)
• • Préparez la première quittance

Une gestion bien organisée dès le départ évite les problèmes par la suite.

Conclusion : une transition bien préparée

Le changement de locataire est une période intensive pour le bailleur. En suivant ces étapes méthodiquement, vous évitez les oublis et les erreurs qui peuvent coûter cher.

L'essentiel : anticiper, documenter et respecter les délais légaux.